Coordinar y dar seguimiento a la gestión administrativa de las órdenes de servicio, materiales, cotizaciones, reportes y procesos de facturación del área, asegurando que la información se encuentre actualizada, que los cierres se realicen oportunamente y que los técnicos, asesores y clientes reciban el soporte requerido.
Recibir, revisar y dar seguimiento a las órdenes de servicio asignadas, manteniendo actualizada la información sobre su avance.
Verificar la disponibilidad y recepción de los materiales necesarios para ejecutar los trabajos.
Coordinar con las áreas involucradas el seguimiento de materiales pendientes o en tránsito.
Revisar que las órdenes de servicio cuenten con la información y los respaldos necesarios antes de enviarlas a facturación.
Dar seguimiento a las órdenes que se encuentran en proceso hasta lograr su finalización y cierre administrativo.
Revisar las cotizaciones preparadas por el personal técnico, verificando que incluyan correctamente los materiales, servicios y condiciones requeridas.
Elaborar y registrar cotizaciones en SAP.
Consolidar y enviar los reportes de los mantenimientos preventivos realizados, especialmente para instituciones públicas y clientes con requisitos específicos.
Asegurar el cierre oportuno de las órdenes de servicio antes de las fechas establecidas para el reporte y pago de horas extras.
Verificar si los trabajos realizados corresponden a una garantía antes de gestionar su facturación o el reconocimiento de horas extras.
Brindar soporte telefónico a técnicos, asesores y clientes sobre el avance de los trabajos, materiales, garantías y órdenes de servicio.
Atender y canalizar consultas operativas cuando el Supervisor de Campo no se encuentre disponible.
Entregar y llevar el control de los repuestos y consumibles utilizados por el personal técnico.
Registrar y controlar los gastos relacionados con materiales, repuestos y consumibles.
Coordinar con el personal técnico, comercial y administrativo para asegurar la continuidad y finalización de los servicios.
Atender consultas o situaciones operativas fuera del horario habitual, de acuerdo con el esquema de disponibilidad definido por la empresa.
Identificar atrasos, inconsistencias o necesidades de apoyo y comunicarlas oportunamente a las personas responsables.
Técnico, diplomado o estudios universitarios en Administración de Empresas, deseable carrera de ingeniería avanzada en Electromecánica.
Se valorará formación complementaria en servicio al cliente, manejo de inventarios, facturación o gestión de operaciones.
Mínimo dos años de experiencia en coordinación administrativa, servicio técnico, postventa, logística o seguimiento de órdenes de trabajo.
Experiencia en elaboración de cotizaciones, facturación, control de materiales y atención de clientes internos o externos.
Deseable experiencia en empresas de servicios técnicos, mantenimiento, construcción, instalaciones o sectores relacionados.
Deseable experiencia coordinando o brindando soporte a personal técnico de campo.
